Создание и редактирование основных объектов баз данных с использованием системы управления базами данных (СУБД) ACCESS

Дисциплина Программирование на языке высокого уровня

Заказчик	karinamaier1997 ☆ 2 ✍ 5 ♥ 0
Вид работы	Лабораторная
ВУЗ	РГГУ
Срок	12.06.2019
Вариант	Не указан
Бюджет	1000 ₽

Лабораторная работа № 3.
Тема: Создание и редактирование основных объектов баз данных с использованием системы управления базами данных (СУБД) ACCESS.
Цель проведения. В результате выполнения лабораторной работы студент должен иметь представление о понятии и технологии баз банных, на начальном уровне освоить приемы работы с базами данных на примере СУБД ACCESS.
Продолжительность – 4 часа.
Содержание теоретического минимума.
1. Общие замечания по работе с СУБД Microsoft Access.
2. Вводные данные.
а) Постановка задачи.
3. Создание базы данных.
а) Создание таблиц
б) Заполнение таблиц «Справочник покупателей» и «Справочник продукции»
в) Заполнение таблицы «Регистрация отпущенного товара»
3. Создание запросов.
а) Создание запросов в режиме конструктора.
б) Создание запроса с вычисляемым полем.
4. Создание счёт-фактуры для оплаты товара.

Краткие теоретические сведения.
1. Общие замечания по работе с СУБД Microsoft Access.
СУБД Microsoft Access представляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как:
o	ручные (разработка объектов в режиме конструктора);
o	автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);
o	автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).
Соотношения между этими средствами таковы: ручные средства наиболее трудоемки, но обеспечивают максимальную гибкость; автоматизированные и автоматические средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими. В процессе обучения для достижения наилучшего результата рекомендуется:
1)	При разработке таблиц и запросов использовать ручные средства – работать в режиме конструктора. Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует пониманию.
2)	При разработке форм и отчетов лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид. Дизайн этих объектов весьма трудоемок, поэтому в процессе обучения его лучше поручить программе.
3)	Разработка таких объектов как страницы доступа, макросы и модули в данной работе не рассматривается.
2. Вводные данные.
а) Постановка задачи.
В базе данных по отпуску товара с производства регистрируют и учитывают товар, уходящий в различные торговые точки. Товар предоставляется по предоплате и на реализацию. Оплату производят по счетам, выдаваемым покупателям за каждый заказ. Стоимость каждого вида товара зависит от вида оплаты, расфасовки и количества приобретаемой продукции.
Построение схемы данных.
Исходя из условия задачи, предлагается следующий генеральный список полей:
o	Номер заказа;
o	Вид товара;
o	Фирма (магазин), кому отпущен товар;
o	Адрес;
o	Номер телефона;
o	Оплата/На реализацию;
o	Расфасовка;
o	Цена;
o	Количество упаковок;
o	Дата.
Определение типов полей.
Номер заказа – тип счетчик, т.к. требуется уникальный номер для каждого телефонного звонка. Вид товара, Фирма (магазин), Адрес, Номер телефона – текстовый тип (номер телефона будет вводиться как 000-00-00). Оплата/На реализацию – логический тип, т.к. достаточно двух значений (да – оплата, нет – на реализацию). Расфасовка (нецелое число), Цена (нецелое число), Количество упаковок (целое число) – числовой тип. Дата – тип дата/время.
Распределение полей по таблицам.
При объединении всех этих полей в одну таблицу возникнет нецелесообразный повтор следующей информации:
- при каждом отпуске товара повторяться информация о цене;
- при каждом отпуске товара некоторой организации будет повторяться информация о фирме – название фирмы, адрес, номер телефона, оплата/на реализацию.
Таким образом, следует сформировать следующие таблицы:
1)	Справочная таблица «Справочник покупателей» с полями:
o	Фирма (магазин);
o	Адрес;
o	Номер телефона.
2)	Справочная таблица «Справочник продукции» с полями: 
o	Код;
o	Вид товара;
o	Расфасовка;
o	Цена.
3)	Операционная таблица «Регистрация отпущенного товара» с полями:
o	Номер заказа;
o	Код;
o	Фирма (магазин);
o	Оплата/На реализацию. В ячейке столбца Описание набираете Оплата – да, на реализацию – нет;
o	Количество упаковок;
o	Дата. В ячейке Формат поля выбираете Краткий формат даты.
Выделение ключевых полей.
Для таблицы «Справочник покупателей» – Фирма (магазин); для таблицы «Справочник продукции» – Код; для таблицы «Регистрация отпущенного товара» – Номер заказа. Можно отметить, что в данной задаче ключевые поля оказались единственными неповторяющимися полями в своих таблицах. Значения всех остальных полей могут совпадать для различных записей.
Определение связей между таблицами.
По полю Фирма (магазин) из таблицы «Регистрация отпущенного товара» можно посмотреть информацию об покупателе в таблице «Справочник покупателей», т.е. эти таблицы связаны по полям Фирма (магазин) и Фирма (магазин). В данной задаче поля связи названы одинаково для удобства. 
Замечание! Допустимы одинаковые названия для полей в различных таблицах. При этом в общем случае поля могут быть разного типа и не иметь друг к другу отношения. 
По полю Код из таблицы «Регистрация отпущенного товара» можно посмотреть информацию о стоимости и виде продукции в таблице «Справочник продукции», т.е. эти таблицы связаны по полям Код и Код.
Тип обеих связей – «один-ко-многим». В справочных таблицах конкретная Фирма (магазин) и конкретный Код может встретиться не более одного раза, т.к. это справочник. А в операционной таблице «Регистрация отпущенного товара» может быть осуществим ни один, один или несколько отпусков товара для той или иной фирмы. Операционная таблица здесь дочерняя, обе справочных – родительские.

3. Создание базы данных.
После запуска Microsoft Access выберите в меню Файл  Создать (2007: Новая база данных). В главном окне приложения справа откроется вложенное окно Создание файла. Выберите пункт Новая база данных и нажмите кнопку  «ОК» .
Открывается диалоговое окно Файл новой базы данных.
Для работы с существующей базой данных аналогично выберите в меню Файл  Открыть (2007: Нажмите кнопку   в верхнем левом углу  Открыть), выберите имя файла базы данных и нажмите кнопку  «Открыть».
При создании или открытии базы данных открывается окно База данных.
2003:
 
2007:
 

а) Создание таблиц
Для создания требуемой базы необходимо на первом этапе ввести параметры 3 таблицы:
«Справочник покупателей», 
«Справочник продукции», 
«Регистрация отпущенного товара».

Для этого в окне База данных выберите значок Таблицы в списке Объекты и затем пункт Создание таблицы в режиме конструктора. Открывается окно Таблица 1 (2007: вкладка Режим  Конструктор  Таблица 1 ОК).

 

В зависимости от типов данных, которые будем вводить в поля, определяется тип данных и их характеристики. Например, понятно что 
Фирма(магазин) – это текстовый тип данных, 
Цена – числовой, причём на вкладке Общие окна свойств поля в ячейке Размер поля необходимо определиться будет ли это значение целое («Длинное целое») или нет («Двойное с плавающей точкой»).
Оплата/На реализацию – логический и в ячейке столбца Описание набираете Оплата – да, на реализацию – нет; 
Номер телефона – тоже текстовый, но в нижней части окна на вкладке Общие в ячейке Маска ввода набирается 000-00-00 (для удобства восприятия).
Замечание!  В маске ввода знак «\» появляется автоматически (000\-00\-00). 
 

Не забудьте сделать поле Код ключевым.
После определения всех полей для сохранения структуры таблицы выберите в меню Файл → Сохранить. (2007: вкладка Главная →  группа Записи →  кнопка Сохранить  или  в центральном поле нажмите на название таблицы, правой кнопкой мыши →  пункт Сохранить). В окне диалога Сохранение введите имя таблицы «Справочник покупателей» и нажмите кнопку «ОК».
Таблицы «Справочник продукции» и «Регистрация отпущенного товара» создаются аналогично.
Но в таблице «Регистрация отпущенного товара» поля Фирма (магазин) и Код должны по своим характеристика совпадать с полями из таблиц «Справочник покупателей» (поле Фирма (магазин)) и «Справочник продукции» (поле Код).
 

б) Заполнение таблиц «Справочник покупателей» и «Справочник продукции»
Для ввода данных в таблицы «Справочник покупателей» и «Справочник продукции» необходимо щёлкнуть по ним и откроется окна, требующие заполнения. Для закрытия таблиц можно выбрать в меню пункт Файл  Закрыть (2007: в центральном поле нажмите на название таблицы, правой кнопкой мыши  пункт Закрыть), либо просто закрыть окно таблицы при помощи мыши.

в) Заполнение таблицы «Регистрация отпущенного товара»
Для заполнения таблицы «Регистрация отпущенного товара» требуется установить связи между всеми 3-мя таблицами т.к. часть данных берётся из таблиц «Справочник покупателей» (поле Фирма (магазин)) и «Справочник продукции» (поле Код).
Для этого нажмите кнопку Схема данных   на панели инструментов или выберите  Меню  Сервис  Схема данных (2007: вкладка Работа с базами данных  группа Показать или скрыть  кнопка Схема данных).
Добавьте все 3 таблицы в схему данных.
 
В окне Схема данных перенесите с помощью мыши поле Фирма (магазин) из таблицы «Справочник покупателей» на поле Фирма (магазин) другой таблицы «Регистрация отпущенного товара».
Появится окно Изменение связей. Поставьте галочку напротив пункта Обеспечение целостности данных. Тип связи автоматически определится как «один-ко-многим». Нажмите кнопку  Создать .
 
Аналогично поступите с полем Код таблиц Справочник продукции» и «Регистрация отпущенного товара». В результате получим следующие связи:

 

Закончив создание связей, закройте окно диалога Схема данных и нажмите в появившемся окне диалога сохранения кнопку «Да».
Заполните таблицу «Регистрация отпущенного товара» используя данные  из таблиц «Справочник покупателей» (поле Фирма (магазин)) и «Справочник продукции» (поле Код).

3. Создание запросов.
а) Создание запросов в режиме конструктора.
В окне База данных выберите значок Запросы в списке Объекты и затем пункт Создание запроса в режиме конструктора. То же самое можно сделать и по-другому: в окне База данных выберите значок Запросы в списке Объекты и нажмите кнопку «Создать», в окне Новый запрос выберите пункт Конструктор и нажмите кнопку «OK». (2007: вкладка Создание  группа Другие  кнопка Конструктор запросов).
 
Открывается окно запроса в режиме конструктора и окно диалога Добавление таблицы. Добавьте в запрос таблицу «Регистрация отпущенного товара». Для этого установите указатель на имя таблицы «Регистрация отпущенного товара» и нажмите кнопку  «Добавить» и кнопку  «Закрыть».
 
Добавьте поля таблицы в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса. Для этого выберите имя первого поля в списке полей и перенесите его с помощью мыши в строку Поле бланка запроса или выберите поле в раскрывающемся списке в ячейке Поле и так далее все поля.
Определите условие отбора. Выберите в строке Условие отбора ячейку в столбце поля, для которого задается условие. Введите выражение для условия отбора. Например, наберите название фирмы ЗАО Валдайка  в поле Фирма (магазин) и нажмите клавишу  «Enter».
 
Замечание!  Имена, не содержащие специальных символов, можно вводить без прямых кавычек – " ". Прямые кавычки будут добавлены автоматически.
Закройте запрос, сохранив его под названием «Запрос на выборку по фирме». Выполните запрос. В окне базы данных выбрав значок Запросы и дважды щёлкнув на название созданного запроса (левой кнопкой мыши) или установив указатель мыши на название запроса и нажмите кнопку  «Открыть» .
Аналогично создаётся запрос на конкретную дату. Назовите запрос «Запроса на выборку по дате».
б) Создание запроса с вычисляемым полем.
Для вычисления стоимости проданного товара, учитывая различный тариф для покупателей, оплативших товар и взявших на реализацию потребуется 2 таблицы данных: 
 «Регистрация отпущенного товара» и «Справочник продукции».
Из таблицы «Регистрация отпущенного товара» требуется поле Количество упаковок и из таблицы «Справочник продукции» поле Цена. Их произведение и есть стоимость отпущенного товара.
Поэтому, при создании запроса требуются 2 описанные выше таблицы. 
В поля бланка запроса путём переноса добавьте поля Фирма (магазин), Оплата/На реализацию, Код, Количество упаковок, Дата из списка полей таблицы «Регистрация отпущенного товара» в бланк запроса.
В строке Поле бланка запроса наберите Стоимость: IIf ([Оплата/На реализацию]=Да; [Цена]*[Количество упаковок]; [Цена]*[Количество упаковок]*1,5)
Стоимость: – имя вычисляемого поля. В режиме таблицы оно становится заголовком столбца.
 
Замечание!   Все названия полей базы данных следует набирать в точности так же, как они были заданы при создании таблиц. Значение имеет и регистр, и количество пробелов.
Закройте и сохраните запрос под названием «Стоимость отпущенного товара».
Аналогично выполняется запрос «Стоимость отпущенного фирме товара», но в строке Условие отбора в ячейку в столбце поля, проставляется фирма, по которой следует осуществить запрос.
4. Создание счёт-фактуры для оплаты товара.
Для создания отчёта в виде счёт-фактуры нужно в окне База данных выбрать значок Отчеты в списке Объекты и нажать кнопку «Создать». В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и нажмите кнопку  «ОК». Или выберите пункт Создание отчета с помощью мастера (2007: вкладка Создание  группа Отчёты  кнопка Мастер отчётов).
 


 

В окне Создание отчетов в списке Таблицы/запросы выберите пункт Таблица: Справочник покупателей.
Переместите поля Фирма (магазин), Адрес, Номер телефона из поля списка Доступные поля в поле списка Выбранные поля с помощью кнопки  .
 

Раскройте список Таблицы/Запросы и выберите пункт Таблица: Справочник продукции. 
Переместите поля Вид товара и Расфасовка из поля списка Доступные поля в поле списка Выбранные поля.
 

Повторно раскройте список Таблицы/Запросы и выберите пункт Запрос: Стоимость отпущенного фирме товара. 
Переместите поля Оплата/На реализацию, Количество упаковок, Дата, Стоимость из поля списка Доступные поля в поле списка Выбранные поля.
 

Нажмите кнопку  «Далее».
На данном этапе следует выбрать вид представления данных, тот что устраивает. В данном случае тот, что на рис. Наиболее приемлимый вариант.
 
Нажмите кнопку  «Далее».
Если не устраивает предложенная группировка товаров, то её можно изменить добавив уровень группировки. В данном случае отдельно выведем уровень «Оплата/На реализацию».
 
Нажмите кнопку  «Далее».
На этапе выбора порядка сортировке и вычислений необходимо выбрать по каким параметрам будут подводиться итоги или подсчёты. Для этого нажимаем кнопку «Итоги…». 
 

Установите Флажок в строке Стоимость столбца Sum (суммируются данные по данному полю). Нажмите кнопку  «ОК». В окне Создание отчетов нажмите кнопку  «Далее».
 
На следующем этапе предлагается выбрать вид макета для отчёта. Выберите наиболее приемлемый вариант. В данном случае для счёт-фактуры подойдёт макет по левому краю 1. Не забудьте изменить ориентацию страницы на альбомную.
 

Нажмите кнопку  «Далее».
На следующем этапе необходимо выбрать стиль оформления и нажать кнопку  «Далее».
 
Следующий этап предполагает ввод имени отчёта. В данном случае «Счёт-фактура».
 
После нажатии кнопки  «Готово», если  выбрана опция Просмотреть отчет, то созданный отчет «Счёт-фактура» сразу открывается.
 
В том виде, что получился данный документ не может быть реализуем. Слишком много повторов. Требуется его редакция. Для этого в окне базы данных нажмите значок Отчеты и откройте «Извещение» в режиме конструктора (2007: вкладка Главная  группа Режимы  кнопка Режим  Конструктор).
 
Для удаления колонтитулов щёлкните на элемент «Верхний колонтитул». Вызовите контекстное меню (правая кнопка мыши) и выберите пункт «Колонтитулы». В результате уберутся нижний и верхний колонтитулы.
Разделы «Примечание группы ‘Оплата/На реализацию’» и «Примечание группы ‘Фирма (магазин)’» нам не нужны. Информацию в них нужно забелить, а сами разделы поднять, чтобы не было пустых строк.
 
Задание на лабораторную работу.
1.	Ознакомьтесь с теоретическим минимумом (описанным выше) для выполнения данной лабораторной работы.
2.	Откройте папку «МОЙ КОМПЬЮТЕР».
3.	Откройте папку «НСБ» в папке «МОЙ КОМПЬЮТЕР» (директория «НСБ» созданная в предыдущем семестре - «НОМЕР (Вашего) СТУДЕНЧЕСКОГО БИЛЕТА» - Например: 1245-05 ) и переименуйте её в папку «ВАША ФАМИЛИЯ».
Или создайте папку «ВАША ФАМИЛИЯ» в папке «МОЙ КОМПЬЮТЕР».
4.	Запустите программу Microsoft Access.
5.	Разработайте базу данных отпуска товаров с производства (вид товара выберите сами), исходя из предложенных данных в разделе «Вводные данные» - теоретических сведений.
6.	Заполните 3 таблицы данными: «Справочник покупателей» (не менее 5), «Справочник продукции» (не менее 10), «Регистрация отпущенного товара» (не менее 20).
7.	Создайте следующие запросы для получившейся базы данных:
	Выберите весь товар отпущенный 1 фирме;
	Выберите товар, отпущенный с производства за конкретную дату;
	Создайте запрос, вычисляющий стоимость проданного товара, учитывая различный тариф для покупателей, оплативших товар и взявших на реализацию. Считать товар, взятый на реализацию  в 1,5 раза дороже (на 50%).
Стоимость: IIf ([Оплата/На реализацию]=Да; [Цена]*[Количество упаковок]; [Цена]*[Количество упаковок]*1,5).
Назовите запрос «Стоимость отпущенного товара».
	Создайте запрос, аналогичный предыдущему, но по одной из фирм. Назовите запрос «Стоимость отпущенного фирме товара».
8.	Создайте счёт-фактуру (отчёт) для покупателей.
9.	Покажите результат преподавателю.
10.	Выключите компьютер, приведите в порядок Ваше рабочее место.


Литература
1.	Информатика. Методические указания по выполнению лабораторных работ.  Часть 2./ под ред. Кульбы В.В. - Москва, РГГУ, 2011г. – 99с.
2.	Калашникова О.Н., Куренкова Т.В. Информатика. Раздел: Система управления базами данных Access. Учебное пособие. – М.: МИСиС, 2001. – 79с.: ил.
3.	Вейскас Джон. Эффективная работа: Microsoft Office Access 2003. – СПб.: Питер, 2005. – 1168с.: ил.
4.	Иванов В. Microsoft Office System 2003 Учебный курс. – СПб.: Питер; Киев: Издательская группа ВНV, 2004. – 640с.: ил., стр. 315-374.
5.	Информатика для юристов и экономистов / Под ред. Симоновича С.В. – СПб.: Питер, 2006. – 688с.: ил.
6.	Информатика: Методическое пособие для вузов / Под ред. Росса Г.В. М.: РГГУ, 2006. – 432с.

Контрольные вопросы
1.	Что такое база данных? Приведите примеры.
2.	Что такое СУБД? Приведите примеры.
3.	Как в таблице базы данных принято называть строки и столбцы?
4.	Что такое структура базы данных?
5.	Какие Вы знаете свойства полей базы данных?
6.	Какие Вы знаете типы данных?
7.	Каковы особенности типа данных «счетчик»?
8.	Назовите известные Вам объекты баз данных.
9.	Чем таблица отличается от запроса? Что общего?
10.	Перечислите основные этапы разработки проекта базы данных.
11.	Какие типы связей (отношений) между таблицами Вам известны?
12.	В какой ситуации имеет место связь «один-ко-многим»?
13.	В какой ситуации имеет место связь «один-к-одному»? Каковы ее особенности?
14.	В какой ситуации имеет место связь «многие-ко-многим»? Каковы ее особенности?
15.	Какие типы связей поддерживает СУБД Microsoft Access?
16.	Что такое ключевое поле?
17.	Назовите три типа средств разработки объектов в Microsoft Access.
18.	Что собой представляют операционные и справочные таблицы? В каком отношении они находятся?
19.	Что собой представляют родительские и дочерние таблицы? В каком отношении они находятся?
20.	Что такое запрос с параметром? Приведите пример.
21.	Что такое вычисляемое поле? Приведите пример.
22.	Какие два режима работы с таблицами, запросами, формами и отчетами Microsoft Access Вы знаете? Какой из них является проектировочным, а какой – пользовательским?